【Power Apps】データを絞り込むならこれ！Filter・LookUp・Search関数の違いと使い分け

はじめに

こんにちは！DXソリューション営業本部の中垣です。
Power Appsのキャンバスアプリを触っていると、「Filter」関数、「Search」関数、「LookUp」関数について、「結局どれを使えばいいの？」と迷う瞬間はありませんか？
3つの関数はどれもデータを取得する関数ですが、なんとなく使っていると「思った通りにデータが出てこない」「なぜかエラーが消えない」といった壁にぶつかりがちです。

本記事では、キャンバスアプリの開発において押さえておくべき「Filter」関数、「Search」関数、「LookUp」関数の3つの違いと、それぞれの最適な使い分けについてお伝えします！
この3つの関数を使いこなせるようになると、アプリの利便性がグッと上がりますので、ぜひマスターしていきましょう！

3つの関数の特徴と役割

まずは、それぞれの関数がどのような役割を持っているのか、ざっくりと以下のようにまとめてみました。

今回の記事では、以下のような「商品リスト」というデータソースを例にして、それぞれの関数の動きをご紹介します。

1. Filter関数

Filter関数は、その名の通り「フィルター（絞り込み）」を行う関数です。
データソースの中から、指定した条件に一致するレコードを全て取得します。

例えば、商品リストから「カテゴリーが"文房具"の商品だけをGalleryに一覧表示したい」といった場合に使用します。

■実装イメージとデータの取れ方

Filter(データソース, 絞り込み条件)

このように、条件に合致するデータが複数ある場合、それらをまとめて「テーブル（表）」の形で返してくれるのがFilter関数の特徴です。

2. LookUp関数

LookUp関数は、条件に一致する最初のレコード1件だけを取得する関数です。
IDのような重複しないユニークな値をキーにして、特定のデータをピンポイントで取得したいときに使います。

例えば、商品リストから「商品IDが"P003"の商品だけを表示したい」といった場合に使用します。

■実装イメージとデータの取れ方

LookUp(データソース, 特定条件)

Filter関数との大きな違いは、結果がテーブルではなく「単体のレコード（1行分のデータ）」として返ってくる点です。
単体のレコードとして、返ってくるためGalleryコントロールだけではなく、ラベルコントロールに結果を返すことも可能です。

3. Search関数

Search関数は、指定した列の中に検索キーワードが含まれているか（部分一致）を探す関数です。
Filter関数は「完全一致（=）」で探すのが得意ですが、Search関数は「名前の一部しかわからない」といったフリーワード検索の実装に向いています。

例えば、商品リストから「商品名列にテキスト入力コントロールに入力されたキーワードが含まれている商品だけを表示したい」といった場合に使用します。

■実装イメージとデータの取れ方

Search(データソース, 検索ワード, 検索対象列)

Search関数の場合は、Filter関数と同様に、結果は「テーブル」の形で返ってきます。

「型」を意識した使い分けのポイント

ここまでで、関数の役割はなんとなく理解できたかと思いますが、実際に使ってみると「型に互換性がありません」というエラーが出てしまうことがあります。
これは、関数の「戻り値（結果として返ってくるデータの形）」が違うことが原因であることが多いです。

Power Appsでは、データの型を明確に区別する必要があるため、まずは「テーブル型」と「レコード型」の違いを意識することが重要です。

テーブル型 vs レコード型

使い分けに迷ったときは、「そのデータをどこに表示したいか？」で判断するとスムーズです。

• Galleryに表示したい場合
  複数のデータを一覧表示できるコントロールですので、「テーブル型」を返すFilter関数やSearch関数を使います。
• ラベルやテキスト入力に表示したい場合
  1つの値しか表示できないコントロールですので、「レコード型」を返すLookUp関数を使います。

「Filter関数を使ったのに、ラベルに文字が表示されない！」という場合は、Filter関数がテーブル（表）を返しているのに、ラベルがテキスト（文字）を求めているため、型が合っていない可能性があります。
そんなときは、「あ、1件だけ取りたいからLookUpだ！」と思い出していただければと思います。

それでもエラーが消えないときは？

もし、「テーブルとレコードの使い分けは合っているはずなのに、なぜかエラーが出る…」という場合は、データソース側の列の種類を確認してみてください。
特に、Dataverse等で「選択肢型」を使用している場合、単なるテキストとして扱おうとすると型不一致のエラーになります。

選択肢型特有の対処法については、以下の記事で詳しく解説しているので、「もしかしてこれかも？」と思った方は、合わせてチェックしてみてください！

Power Apps キャンバスアプリにおける選択肢の型不一致を攻略！ | QES ブログ
株式会社QUICK E-Solutionsから、皆さまへお役立ち情報を発信するブログです。ぜひご覧ください。
 

実践！組み合わせて使う方法

ここまで3つの関数についてご紹介してきましたが、実際のアプリ開発では、これらを組み合わせて使うことが非常に多いです。
例えば、「特定のカテゴリで絞り込んだ上で、さらにキーワード検索をしたい」というシナリオです。

こういった場合は、関数の入れ子（ネスト）を使います。

■実装イメージとデータの取れ方

Search(
 Filter(データソース,絞り込み条件),
 検索ワード,
 検索対象列
)

このように書くことで、まずFilter関数が実行されて、ラジオボタンコントロールで指定されたカテゴリーだけのリストが作られ、そのリストに対してSearch関数が実行される、という流れになります。
一見複雑に見えますが、内側から順番に処理されていると考えると理解しやすいです！

知っておきたい「委任」のこと

最後に、これらの関数を使う上で避けては通れない「委任」について少しだけ触れておきます。
関数を入力した際に、以下のように警告のメッセージや黄色い三角のアイコンが表示されたことはありませんか？

これは「データ量が多すぎると、正しく検索できない可能性がありますよ」というPower Appsからのメッセージです。
実は、Search関数や一部の条件でのFilter関数は、データソース（SharePointリストなど）によっては、大量のデータ（標準では上限500件）を処理しきれない場合があります。

アプリを運用し始めた段階ではデータ件数が少ないため問題にならないことも多いですが、本格的に運用を始めてデータが増えてきたときに「あれ？データが表示されない？」となってしまうことがあります。
もし黄色いアイコンが出たら、「委任」というキーワードで検索して、対処法を調べてみる癖をつけることをおすすめします！

まとめ

本記事では、データの絞り込みや検索に使用する3つの関数についてご紹介しました。

・Filter関数：一覧を表示したいとき（テーブル型）
・LookUp関数：特定の1件を表示したいとき（レコード型）
・Search関数：あいまい検索をしたいとき（テーブル型）

この3つを適切に使い分けることで、ユーザーにとって使いやすい、目的のデータにすぐに辿り着けるアプリを作ることができます。
もしエラーが出ても焦らず、「今扱っているのはテーブルかな？レコードかな？」と立ち止まって考えてみてくださいね！

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