【ID統合管理】ADMSとMicrosoft 365の連携 その6

【ID統合管理】ADMSとMicrosoft 365の連携 その5｜QESブログ
ワークフローによる自動化によって、ID発行までの手間や工数は大幅に
　削減されたはずです。
 

はじめに：「多機能」ポータルが抱えるジレンマ

社内ポータルは、社員が日々の業務で使う申請や情報確認の入口として、非常に重要な役割を担っています。
しかし、便利なはずのポータルが、逆に混乱を招いてしまうケースも少なくありません。

「全社員が同じポータル画面を使っているが、機能が多すぎて『どこに何があるか分からない』という問い合わせが多い」
「一般社員に、管理者向けのメニューが見えてしまっており、セキュリティ的に不安だ」

こうした声は、機能が豊富なシステムほど頻繁に聞かれます。“誰でも使える”ポータルが、
実は“誰にも使いにくい”ものになってしまっているのです。

理想のポータルとは？

もし、利用者の役割に応じて、表示するメニューや画面デザインを柔軟に切り替えられるとしたらどうでしょうか？

• 一般社員には： 必要最低限のメニューだけをシンプルに表示
• マネージャーには： 部下管理に必要な機能を追加
• 情報システム部門には： 全体管理に必要な高度な機能を提供

このように、“ロール別に最適化されたポータル”であれば、誰にとっても使いやすく、安全な環境が実現できます。

ADMS Portal カスタマイズの3つの柱

ADMS Portalは、まさしくこの「ロール別最適化」を実現するための、強力なカスタマイズ機能を備えています。その機能は、大きく分けて3つの柱で構成されています。

1. 見た目のカスタマイズ（ブランディングと使いやすさの向上）

まず、ポータル画面の「見た目」を直感的に分かりやすく変更できます。例えば、申請メニューの名称を「ユーザー追加」から「新入社員のアカウント発行」のような業務に即した言葉に変えたり、内容が一目でわかるアイコンに設定したりすることが可能です。こうした小さな工夫が、マニュアル要らずの使いやすいポータルを実現します。

2. 情報の整理（探しやすさの向上）

メニューが増えてきても、関連する申請（例：Teams関連の申請）を一つの「グループ」にまとめることができます。これにより、利用者は目的の申請メニューをすぐに見つけ出すことができます。サイドメニューや検索機能と組み合わせることで、数多くのメニューの中からでも迷うことはありません。

3. 権限の制御（セキュリティとガバナンスの向上）

これが最も強力な機能です。ADMS Portalでは、管理メニューの一つひとつに対して、どの役割（ロール）に表示させるかを細かく設定できます。「このメニューはマネージャー以上の役職者だけ」「この機能はIT部門だけ」といった制御が可能なため、不要な情報を隠し、権限のないユーザーによる誤操作や不正利用のリスクを根本から排除します。

【実践例】役割に応じたポータル画面を見てみよう

では、これらのカスタマイズ機能を組み合わせることで、具体的にどのようなポータル画面が実現できるのか、3つの役割の視点で見ていきましょう。

・Aさん（一般社員）のポータル画面

表示されるのは「Teamsチームの利用申請」や「デバイス情報更新」など、自身の業務で利用するセルフサービスメニューだけです。余計な情報がないため、迷うことなく操作できます。

図1：Aさん（一般社員）用のポータル画面例。
自身のデバイス情報の更新や、新しいTeamsへの参加申請など、業務に必要なセルフサービスメニューだけが表示され、
迷うことなく操作できます。

・Bさん（部署のマネージャー）のポータル画面

Aさんの画面に表示されたメニューに加え、「【職員】採用」や「特権情報付与」、「共有アカウントのメンバー変更」といった、部下やチームを管理するための、より多くのメニューが表示されます。これらのマネージャー向け機能は「部下管理メニュー」のように一つのグループにまとめることもでき、職務に応じた権限が与えられていることが分かります。

図2：Bさん（マネージャー）用のポータル画面例。自身の申請メニューに加え、「職員採用」や「共有アカウントのメンバー変更」など、
部下やチームを管理するためのメニューが表示されています。

・Cさん（情報システム部門）のポータル画面

全ての申請メニューに加え、ポータルの「ログ管理」「ユーザー設定」「システム設定」といった、管理者権限を持つユーザー専用の高度なメニューが表示されます。

図3：Aさん（一般社員）用のポータル画面(左)とCさん(情報システム部門)用のポータル画面(右)の比較例。Cさんの画面には管理者権限用の高度なメニューが表示されます。

まとめ

ADMS Portalのカスタマイズ機能は、単に見た目を変えるだけではありません。それは、企業のIT運用に3つの大きな価値をもたらします。

• 利用者の満足度向上： 直感的で分かりやすいUIは、迷いやストレスをなくし、システムの利用を促進します。
• 業務効率の向上： メニューを探す時間が削減され、申請ミスも減るため、業務全体の生産性が向上します。
• セキュリティとガバナンスの強化： 不要な機能を隠し、使うべき人にだけ使わせることで、誤操作や不正アクセスのリスクを低減し、安全な運用を実現します。

ADMSのロール別ポータルは、「誰にとっても使いやすい」を実現する、次世代のID管理ソリューションです。

今回は利用者の役割に応じて「見せる」メニューを最適化する方法をご紹介しました。
次回は誰にとっても使いやすいポータルが、IT部門にとって最も緊張する一日をどう変えるのか。
ADMSの『申請基準日』機能に焦点を当て、4月1日付けの組織変更といった未来の予約変更を、いかに安全に、
そして計画的に実行するかを解説します。ぜひご期待ください。

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