【Copilot Studio】環境変数を使ってSharePointのナレッジソースを追加する方法

はじめに

今回は、Copilot Studioにおける運用の実践的な手法のご紹介です。エージェントにSharePointサイトを連携させる際、URLをそのまま直接入力していませんか？
実は、このURLの指定にはPower Platformの「環境変数」を利用することができます。今回は、環境変数を使った動的なナレッジソースの管理方法とそのメリットについてご紹介します！

なぜ環境変数を使うべきなのか？

Power Platformにおける環境変数は、開発・テスト・本番環境へとアプリケーションを移行する「アプリケーション ライフサイクル管理（ALM）」において非常に重要な役割を果たします。

URLを直接入力した場合と、環境変数を利用した場合の違いを以下の表にまとめました。

このように、テスト環境から本番環境への展開をスムーズに行ったり、ユーザーの属性に基づいて参照サイトを動的に変更したりする場合に、環境変数は非常に強力なツールとなります。

導入手順

環境変数を使ってSharePointナレッジを設定し、別環境へ移行・運用するまでの全体的なステップは以下の通りです。

1. Power Appsから環境変数を作成する： 参照させたいSharePointのURLを保持する変数を準備します。
2. エージェントにSharePointナレッジ（環境変数）を追加する： Copilot Studioで作成した環境変数をナレッジのURLとして指定します。
3. 実際にテストして動作を確認する： エージェントが正しくSharePoint内の情報を検索できるかテストします。
4. 別環境へインポートした後の設定・動作確認： 移行先で環境変数の値を設定し、動作を確認します。

それでは、具体的な設定手順をステップごとに詳しく見ていきましょう。

1. Power Appsから環境変数を作成する

それでは、実際に設定してみましょう。Copilot Studio内では環境変数は「読み取り専用」となるため、まずはPower Apps側で変数を準備します。

設定先のソリューションを開き、「新規」＞「その他」＞「環境変数」を選択します。

新しい環境変数の作成画面では、それぞれ以下の値を入力して保存します。

• 表示名： 任意のわかりやすい名前
• 名前： 自動入力される内部名
• 説明： 任意の説明
• データ型： 「テキスト」を選択
  ※ポイント：データソース型は「データベースとの通信の道（コネクタ）」を確立するためのものなので、サイト内の特定のデータだけを切り出すような柔軟性がありません。
  一方、「テキスト型」はただの文字データであるため、特定のフォルダパスを指定でき、AIに余計なファイルを読ませず、参照範囲をコントロールすることができます。
• 現在値： ナレッジとして参照させたいSharePointのURL
  ※ポイント：URLは「既定値」ではなく「現在値」に入力するのがおすすめです。
  既定値に本番や開発のURLを直書きしてソリューションをエクスポートすると、その値が移行先（別環境）にもそのまま引き継がれてしまいます。
  一方、「現在値」に入力した値は、パッケージ内に含まれず移行先環境へ持ち込まれないため、移行先環境でその環境専用のURLをスマートに設定できるようになります。

保存することで、環境変数が一覧に表示されます。

2. エージェントにSharePointナレッジ（環境変数）を追加する

変数が準備できたら、同じソリューション内にエージェントを作成し、ナレッジの追加設定を行います。

「ナレッジ」＞「ナレッジの追加」を選択し、リストからSharePointを選びます。

URLの入力欄で直接文字を打ち込むのではなく、入力フィールドの横にある変数ピッカーアイコン {x} をクリックします。変数一覧が開くので、「環境」タブから先ほど作成した環境変数を選択します。

名前と説明をわかりやすいものに修正します。ここの説明文は生成AIの検索精度（オーケストレーション）に直接影響するため、できるだけ詳細に記述することが推奨されています。

最後に「エージェントに追加」を選択すれば設定完了です。

3. 実際にテストして動作を確認する

今回、参照先のSharePointにはテスト用として「株式会社サンプルデータ 【テスト用】社内システム・生成 AI ツール利用ガイドライン」というPDFファイル（サンプルデータ.pdf）をあらかじめ格納しています。

参考までに、今回使用している「サンプルデータ.pdf」の全文は以下の通りです。

テストペインで質問を投げてみます。
今回は「フレックスのコアタイムは何時から何時までですか？」と聞いてみました。

エージェントが環境変数で指定したSharePointサイトへ自動でアクセスし、対象のファイル（サンプルデータ.pdf）の中身を読み取って、正確な回答を生成してくれました！

設定時の注意点

環境変数を利用する上で、いくつか気をつけるべきポイントがあります。

• 対応しているナレッジソース： 現状、URLに変数を利用できるナレッジソースは「SharePoint」と「公開Webサイト」に限られています。
• 有効なURLであること： 環境変数に格納された値は、実行時に有効なURLとして解決される必要があります。無効なURLを指定すると結果が返ってきません。
• 変数値の編集： 前述の通り、Copilot Studio上から環境変数の値は直接変更できません。値を更新したい場合はPower Appsの画面から行う必要があります。

4. 別環境へのインポート設定・動作確認

ソリューションを別環境（テスト環境から本番環境など）へインポートした際、前述の通り環境変数の「現在値」は引き継がれないため、インポート先の環境に合わせて新たにURLを設定する必要があります。

ソリューションのインポートを行うと、ウィザード画面で環境変数の「新しい値」の入力を求められます。ここでインポート先で参照させたい SharePoint の URL を入力し、インポートを完了させます。

※インポート後に設定を変更したい場合、アンマネージドソリューションの時は該当のソリューション内から直接編集できますが、本番環境などにマネージドソリューションとしてインポートしている場合は、Power Apps のソリューションに「Common Data Services Default Solution（既定のソリューション）」があるので、そのソリューションからの環境変数を開いて現在値を更新する必要があります。
（今回は、画像上の「CopilotStudioTest」をアンマネージドでインポートした。この場合は「CopilotStudioTest」を選択する。もしマネージドでインポートしていたの場合は「Common Data Services Default Solution」を選択する。）

インポート完了後、該当ソリューションから、「オブジェクト」＞「エージェント」の該当のエージェントを選択し、Copilot Studio を開きます。

エージェントが新しい URL のナレッジを正しく参照できているか、テストペインで質問して確認します。
「パスワードは何日ごとに変更する必要がありますか？」と聞いてみました。

エージェント自体の設定（ナレッジの追加・削除など）を直接変更する手間がなく、インポート時に値を入れるだけで移行できていることが確認できました！

まとめ

URLを直接指定する手軽さも良いですが、環境変数を活用することで、エンタープライズな運用に欠かせないALM（環境移行）をスムーズに行うことができるようになります。
設定自体は変数ピッカーから選ぶだけで非常に簡単なので、エージェントの本格的な運用や複数環境での展開を見据えている方は、ぜひ最初から環境変数を取り入れて設計してみてください！

QUICK E-Solutionsでは、AIサービス・Power Platformを利用したシステム導入のお手伝いをしております。
それ以外でも様々なアプリケーションの開発・導入を行っております。提供するサービス・ソリューションにつきましてはこちらに掲載しております。
システム開発・構築でお困りの問題や弊社が提供するサービス・ソリューションにご興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問い合わせください。

また、よろしければ以下のリンクもご覧ください！
＜ QES 関連ソリューション/ブログ＞
PowerApps / Power Automate(ローコーディング開発)

弊社Power Platformブログ

※Microsoft、Copilot Studio、およびその他のMicrosoft製品は、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの商標または登録商標です。