初心者必見！Power AutomateとOfficeスクリプトでExcelの申請書チェックフローを作ってみた①

はじめに

今回は、OfficeスクリプトとPower Automateを活用して、Excelファイルの入力チェックを自動化するフローを作成してみました。
具体的には、SharePoint OnlineにアップロードしたExcelファイルに対して、
Power Automateのクラウドフローを実行することで、Officeスクリプトが実行され、Excel内のデータチェックを自動で行います。
これにより、入力ミスの検出やデータ整合性の確認が簡単にできるようになります。
本記事では、Officeスクリプトとクラウドフローの作成手順と活用方法について詳しくご紹介します。

1.Officeスクリプトとは

通常、Excelでの操作を自動化する場合は、VBAという言語で開発します。
しかし、Web版のExcelでは、このVBAを扱うことができません。
そこで、Web版のExcelを自動化する目的として登場した言語がOfficeスクリプトになります。

2.全体の流れ

全体の流れは以下になります。

①　申請書を所定のSharePoint Onlineへ配置した後、Power Automateフローを実行
②　SharePoint OnlineにあるExcel申請書のOfficeスクリプトを実行
　　実行結果をPower Automateへ返す
③　②でOfficeスクリプトから返ってきた結果をSharePoint Onlineフォルダへログファイルとして出力

実際に申請書の入力値チェックをするのはOfficeスクリプトで、Power Automateはその結果をログファイルとして出力するような流れです。

3.Officeスクリプトの作成

Power Automateのクラウドフローを作成する前に、
Officeスクリプトを作成していきます。

まずは申請書.xlsxを、SharePoint Onlineへアップします。


申請書.xlsxの内容は、簡単な項目を記載したテスト用のデータを入れました。


SharePoint Onlineへアップした申請書.xlsxを開き、自動化タブから「新しいスクリプト」をクリックします。


すると左側にコードエディターが出てきます。
デフォルトのスクリプトが入っていますが、こちらを書き換えていきます。


書き換えた内容は以下です。
このスクリプトは、名前であれば半角英字になっているか、
メールアドレスは@xxx.xxxのようにメールアドレス形式になっているか、などをチェックし、
チェックでエラーになったセルを黄色に塗りつぶすという処理になっています。

今回はPower AutomateからこのOfficeスクリプトを実行し、実行結果（エラー行があればその内容）をPower Automate側へ返す予定です。
そのため、入力値にエラーがあった場合はその内容をresultに入れてPower Automate側へ渡すようにしています。

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): string {
  const sheet1 = workbook.getWorksheet("Sheet1");
  const sheet1Values = sheet1.getUsedRange().getValues();

  let result: string = "";

  // 正規表現の定義
  const regexpId = /^[0-9]{1,4}$/; // 1～4桁の数字にのみマッチ
  const regexpName = /^[a-zA-Z]+$/; // 半角英字にのみマッチ
  const regexpGroupName = /^[0-9a-zA-Z]*$/; // 半角英数字にのみマッチ
  const regexpMailAddress = /^[a-zA-Z0-9_.+-]+@([a-zA-Z0-9-]+\.)+[a-zA-Z]{2,}$/; // メールアドレスの正規表現

  sheet1Values.forEach((row, rowIndex) => {
    if (rowIndex !== 0) { // ヘッダー行をスキップ
      row.forEach((cell, colIndex) => {
        const strCell = cell.toString();

        // ID列
        if (colIndex === 0 && !regexpId.test(strCell)) {
          sheet1.getCell(rowIndex, colIndex).getFormat().getFill().setColor("FFFF00");
          result += `${rowIndex}行目のIDが不正です。 [${strCell}]\r\n`;
        }

        // 名前（姓）
        if (colIndex === 1 && !regexpName.test(strCell)) {
          sheet1.getCell(rowIndex, colIndex).getFormat().getFill().setColor("FFFF00");
          result += `${rowIndex}行目の名前（姓）が不正です。 [${strCell}]\r\n`;
        }

        // 名前（名）
        if (colIndex === 2 && !regexpName.test(strCell)) {
          sheet1.getCell(rowIndex, colIndex).getFormat().getFill().setColor("FFFF00");
          result += `${rowIndex}行目の名前（名）が不正です。 [${strCell}]\r\n`;
        }

        // メールアドレス
        if (colIndex === 3 && !regexpMailAddress.test(strCell)) {
          sheet1.getCell(rowIndex, colIndex).getFormat().getFill().setColor("FFFF00");
          result += `${rowIndex}行目のメールアドレスが不正です。 [${strCell}]\r\n`;
        }

        // 所属グループ
        if (colIndex === 4 && !regexpGroupName.test(strCell)) {
          sheet1.getCell(rowIndex, colIndex).getFormat().getFill().setColor("FFFF00");
          result += `${rowIndex}行目のグループ名が不正です。 [${strCell}]\r\n`;
        }
      });
    }
  });
  return result;
}

スクリプトが書けたら、スクリプト名を適宜変更し、スクリプトを保存します。


これでOfficeスクリプトの作成は完了です。
早速スクリプトを実行してみましょう。コードエディターの「実行」をクリックします。


すると、申請書の入力値チェックでエラーになった項目のセルの色が変わりました！
スクリプトはきちんと動いているみたいです。

おわりに

今回は、Power Automateで実行するためのOfficeスクリプトを作成しました。
次回は、このOfficeスクリプトをPower Automate側で実行し、その結果を出力するクラウドフローを作成する予定です！

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