こんにちは！システムソリューション営業本部 江口です。

本ブログでは、Power Automate・SharePoint・Power Appsを使用して、
例をもとに自動化されたワークフローの作成方法の説明を行います。

もととなる例は、実際に弊社で行っている “新人が記入する週報の通知・承認フロー” です。

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今回は前回の続きからになります。
▼前回のブログをご覧になられていない方はぜひ、こちらからご覧ください。

今回は、下図「アクティビティ図」①の範囲のうち、3・4のフローを作成します。

①の手順
1．SharePointでリストを作成
2．Power Automateを使用して、SharePointのリストに入力された内容を通知するフローを作成（Outlook）
→ 3．Power Appsを使用して、SharePointと連動した入力アプリを作成
→ 4．Power Automateで、目標の作成を促す時間指定の通知フローを作成（Teams）

 

3．Power Appsを使用して、入力アプリを作成

前回のブログで、SharePointリストに新しいアイテムを追加することによって、
Power Automateのクラウドフローが稼働するようになりました。


では次に、SharePointリストの入力アプリをPower Appsで作成していきましょう。


この章では、Power AppsとSharePointの統合について説明をします。
Power Appsの具体的な使い方の説明は、以下のPower Apps関連のブログを参考にしてみてください。

こちらの章でのゴールは、下図の通りに入力アプリを作成することです。
また、Power Appsの画面から目標や予定を記入すると、
SharePointのリストにデータを保存されて、前回作成したフローが稼働することがゴールです。

では作成していきましょう。
まず、Power Appsのホームから、左のメニューバーにある「作成」を選択し、
「データから開始」のSharePointを選びます。

接続先を選択します。
前回作成したSharePointサイト「週次報告フロー」とリスト「目標予定リスト」のリンクを接続します（画像を一部加工しています）

「接続」をクリックすると、下図の通りスマホのアプリ作成画面が出てきます。


以下、お好みでPower Appsのデザインを変更していきます。

補足：Power Appsのデザインを縦向きから横向きに変更したい！

お好みで、変更するうちの一つとして、スマホからタブレットの形式に変更することができます。
左上のPower Appsの画面の「ファイル」から、「設定」を選択します。






「表示」を選択して、向きを横向きに設定の上、適用をクリックします。





カラーデザインも大まかに変更します。
テンプレートのままでも見やすいですが、色を変更するだけでオリジナル感が出ます。
Power Appsの使い方の理解も深まりますので、ぜひ変更してみましょう。

Power Automateのフローチェッカーと同様に、Power Appsもアプリのチェックを行い、
プレビューからテストをしてみましょう。

タイトルにはテスト②と記入します。
日付は2021-08-02 ～ 2021-08-06を選択、目標・予定は下図の通りに入力して、送信します。
※テストなので内容はお好みで、目標・予定を入力してみてください！






前回のブログの「図2-11」にて、SharePointリストの列を追加する際に、
「この列に情報が含まれている必要があります」という設定がありました。
こちらの設定をはいにしている列の値を、アプリで記入せずに送信すると下図の通りエラーが出ます。






実は…タイトルも入力せずに送信をすると、エラーになってしまいます。
タイトルを必須回答にしない（SharePointリストの列の「この列に情報が含まれている必要があります」設定をいいえにする）方法はありますが、
それはまた何回か先のブログで説明いたします。今回はテスト②と記入してテストを実行しましょう。

必須回答の項目、全ての記入が完了しました。
「正常にSharePointリストに、新しいアイテムが追加されているか」を確認しましょう。





SharePointのリストも確認してみると、正しく新しいアイテムが追加されていますね。

そして、SharePointリストに目標・予定の新規アイテムが追加されたため、
前回作成した通知フローが稼働しているか、つまり新人に正常にメールが送信されているかを確認しましょう（画像を一部加工しています）

メールの受信の確認がとれたら、目標や予定を記入すると、通知が送信されるフローが完成です！

アプリ、SharePointリストの作成者は、
新人と新人教育担当者に、完成したアプリやリストのアクセス権の共有を忘れずに！
また、下図にある青枠のPower Appsの共有にあるWebリンクはのちほど使用しますので、覚えておきましょう。

※Power AppsもPower Automateと同様に、SharePointのリスト側からPower Appsへ統合することが出来ます。
流れはPower Automateと似ており、SharePointのリストから、
統合＞Power Apps＞アプリの作成を選択します。

4.時間指定の通知フローを作成

では次に、毎週金曜日13時に「来週の予定と目標の作成を促す通知」のフローを作成していきます。

前回のブログでは、Outlookを用いて通知を送るフローを作成したので、
今回はTeamsのチャットを用いて通知を送るフローを作成します。

この章でのゴールは、下図通りのフローを作成することです。

また、Teamsに下図のメッセージを新人教育担当者に送ることもゴールとなります。

まず、Power Automateのサイトへを開きます。
次に、ホームから左のメニューバーにある「作成」を選択して、
「空白から開始」のスケジュール済みクラウドフローをクリックします。

フロー名、フローの繰り返し間隔、指定曜日を以下の通りに設定して、作成します。

フロー名：週報の予定と目標を促す通知
開始日：本日の日付（開始日は、本日の日付と時間がデフォルトで入っているため、特に変更の必要はなし）
繰り返し間隔：1週
指定曜日：金

タイムゾーンや設定時刻(時間)・(分)の設定を以下の通りに行います。
タイムゾーン：(UTC＋09:00)大阪、札幌、東京
設定時刻(時間)：13
設定時刻(分)：00

以上で「毎週金曜日の13時になったら」というトリガーの作成が完了しました。

次にTeamsのチャットに新しいメッセージが投稿されるようにアクションを設定します。
「＋新しいステップ」を選択して、Teamsで検索をかけ、
Microsoft Teamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。

今回は個人の相手(新人教育担当者)にチャットを送るため、“投稿者”は「Flow bot」を使用します。
グループチャットに送りたい場合は「Group chat」
チームやチャネルに送りたい場合は「Channel」を使用します。

この際に、“投稿者”を「User」にするとクラウドフローの作成者から送る設定になります。

※個人チャットへのメッセージ送信は、現時点はFlow botのみです。
実ユーザーから個人チャットにてメッセージを送信することはできません。


Teamsのアクションを以下の通りに設定していきます。

投稿者：Flow bot
投稿先：Chat with Flow bot
Recipient：＜新人教育担当者のTeamsアカウントアドレス＞
※Teamsのアカントは、Teamsで相手のアイコンをクリックする確認ができます。
message：次週の週次報告書の目標作成をお願いします。URL：週次報告書


「URL：週次報告書」には、先ほど作成したPower Appsの週次報告アプリのリンクを挿入します。
ここで、さきほどの「Webリンク」を使用します。

下図の青枠の通りに、webリンクのコピー＆ペーストを行い、
リンクのタイトルを「週次報告書」にすると、URLをハイパーリンクとして挿入することができます。

では、保存してテストをしてみましょう！
「スケジュールフローでテストを行うためには、金曜日の13時まで待たなければならないの？」と
思うかもしれませんが、この場合はテストを行うとすぐにフローが稼働します。

ゴールの図の通りに通知が来ましたか？

Teamsに通知がきたら、時間を指定した通知フローが完成です！

補足：チャネルでメッセージを投稿するときに、メンション機能を使いたい！

Teamsにはメンションという機能があります。
メンションによって、チャネル内の特定の人に通知を送ることが出来ます。

Power Automateでは、
Teamsの「ユーザーの＠メンショントークンを取得する」というアクションを追加することで、
Teamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションの
message にメンション機能を追加することができます。

Teamsの「ユーザーの＠メンショントークンを取得する」というアクションは、
「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」というアクションの前に追加します。




「ユーザーの＠メンショントークンを取得する」というアクションの「ユーザー」は
メンションしたい相手のTeamsのアカウントアドレスを記入しましょう。

「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」というアクションの「 message 」には、
動的コンテンツの【@mention】を入れます。

フローは下図の通りに作成します（画像を一部加工しています）




下図の通りにメンションされたメッセージがチャネルに投稿されます（画像を一部加工しています）






以上で、アクティビティ図の①まで完成しました！

まとめ

ブログ第1回と第2回で以下の流れを作成しました。

（目標・予定の作成を促すための）新人教育担当者への通知フロー
→新人教育担当者が目標と予定をアプリから記入する
→（目標・予定が作成されたことを伝えるための）新人への通知フロー


次回は、教育担当者から新人が書いた週報「作業内容・達成度・反省点」の承認をもらうフローを作成していきます。
誤字脱字チェックを行い、ミスがあれば差し戻すといったフローになります。


最後までご覧くださりありがとうございました！次回もよろしくお願いします。

お疲れさまでした！

⇩第3回⇩
初心者に向けたPower Automateの使い方【#3 承認フロー編】

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