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Power Automateでライセンス有効期限通知フローを作ってみた

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こんにちは。システムソリューション営業本部の吉田です。 
今年春に営業から技術へ異動になった新人(?) SEです。
さて、今回はそんなプログラミング未経験な私がPower Automateを利用して
チームで扱っている某製品のライセンス有効期限通知フローの作成にチャレンジしてみました。

・・・ちなみに某製品では今までライセンス有効期限をExcelで管理していて、有効期限が近いライセンスがないか目視でチェックしていました。
これだと、人為ミスが起きやすいですよね。

フローの要件

まず、フローの要件を実際にライセンスの有効期限を管理している方々から確認しました。

[要件]
・SharePoint Onlineでライセンスの情報を管理するリストを用意
・リスト内のライセンス期日が、以下の条件でメーリングリストに期限通知メールを送信
  正式版→翌々月末期限20日に通知
  評価版→翌月末期限20日に通知

図にすると、以下のようになります。 ↓



要件もまとまったところで、以下の順に作業を行いました。


① SharePoint Onlineでサイトの作成

コミュニケーションサイト・チームサイトがありますが、今回はチームサイトを作成しました。


② SharePoint Online サイトでライセンス有効期限リストの作成

①で作成したサイト内にリスト“ライセンス有効期限一覧”を作成しました。


③ ライセンス有効期限管理リストに既存のデータを移行

②で作成したリストに既存のデータを移行します。
テーブルをSharePointリストにエクスポートする方法が一番手っ取り早いですが 今回は、データが9件と少なく、またエクスポートに適していない表だったため手入力しました。


④ Power Automateでライセンス有効期限通知フローの作成・テスト

③まではそこまで悩まずに進めることができましたが、ここからが正念場です。
ローコードで作ることができるので気負わず色々試しながら作成しました。
以下の図は実際に作成したフローを簡略化したものです↓

作成したフロー
※テストを実行した際、メール送信の判定条件で設定した“今日”(“UtcNow()”)は実行した日になりますが、「開始時刻・間隔の設定」で設定した起動条件の日付になると勘違いしていたため、想定通りの挙動にならず原因究明に時間がかかりました。


⑤ リスト更新時の誤操作対応(←追加作業)

要件にはありませんでしたが、誤ってリストの編集・削除をしてしまった時にデータを元に戻せるような仕組みを検討しました。
Power Automateで SharePoint Online のレコードを全件テーブル化してCSVで出力する方法を試してみましたが、上手くいきませんでした。
・・・時間もないのでCSV出力は後日検証してみるとして、観点を変えてSharePoint Onlineのバージョン履歴という機能を使うことでデータの復元を行うことにしました。
どうやらこの機能ではアイテムを編集するたびに、自動でアイテムごとにバージョンを作成してくれるようです。


↑復元したい場合は復元したいアイテムの「アクションの表示」から復元できるので、
誤って編集した場合でも元に戻すことができます。
また、誤って削除した場合でもごみ箱で93 日間保持されごみ箱から復元することができます。


バージョン履歴は、「リストの設定」から設定できます。




まとめ

本記事では、プログラミング未経験者がPower Automate(とSharePoint Online)で有効期限通知フローの作成にチャレンジしました。
結果としては、Power Automateは直感的な操作で知識がなくても作れるので、プログラミング未経験でも簡単に(?) 作ることができました。
・・・正直、Power Automateを使わずに同じものを作れと言われたら諦めていたと思います。

今までプログラミングをやったことがない&苦手意識があるという人でも簡単にタスクを自動化することができるのでぜひやってみてください!
私も今回の経験をもとに、より高度なフローに挑戦してその内容をブログ記事にまとめていきたいと思います。

私はまだまだ勉強中ですが、QES自体はPowerPlatformに以前から力を入れており、案件対応もしております。
また、QESブログでは、Power AutomatePowerApps、もちろんその他にも様々な技術について詳しくご紹介しています。ご興味があればぜひ覗いてみてください。

※このブログで参照されている、Microsoft、PowerPlatform、PowerBI、その他のマイクロソフト製品およびサービスは、米国およびその他の国におけるマイクロソフトの商標または登録商標です。
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