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すみずみ君
(個人情報ファイル検出)

すみずみ君

すみずみ君

個人情報・機密情報管理における課題はすみずみ君で解決!

すみずみ君とは

個人情報ファイル検出ツール すみずみ君

すみずみ君は、マイナンバーを含む個人情報・機密情報の管理ツールとしてクライアントPC/共有サーバ内のすみずみまで個人情報・機密情報に該当するファイルを「簡単」「高速」「高精度」に検出するサービスです。ファイル名を検出するのみでなく、そのファイル内の「どこに個人情報・機密情報があるか」も簡単にチェックできます。

※「すみずみ君」は三菱スペース・ソフトウエア株式会社の登録商標です。

すみずみ君でこんな課題を解決できます

男性アイコン

検出した文字列と、記載箇所をすばやく確認したい

女性アイコン

前回検査後に更新されていないファイル、もしくは前回検査時にユーザが内容をチェックしたファイルを検査対象から除外したい

主な機能

1. 検出文字列簡単チェック機能

検出した文字列と、記載箇所をすばやく確認することができます。

課題

個人情報として検出した文言の個数だけでなく、その文字列を確認したい場合、検査対象となるファイルが大きい場合は、大変な作業となります。

解決

検出文字列簡単チェック機能を利用すれば、検出した文字列そのものを簡単にチェックできます。またその文字列はコピー&ペーストできますので、「検索」機能を使えば記載箇所を確認できます。

すみずみ君 検索結果画面

すみずみ君 検索結果画面

2. 差分検査機能

前回検査後に更新されていないファイル、もしくは前回検査時にユーザが内容をチェックしたファイルを検査対象から除外することができます。

課題

一度検査したファイルは、次回の検査で対象外とすることで効率化したい。さらにユーザが内容をチェックした場合は、その判定結果を記録したい。

解決

差分検査機能で、一度検査・チェックしたファイルを検査対象から除外できるため2回目以降の検査効率が大幅にアップ!ユーザの判定結果も蓄積されるため、検査精度も徐々にアップしていきます。

すみずみ君 差分検索イメージ図

初回検索時はすべてのファイルをスキャン

初回検索時はすべてのファイルをスキャン

更新、または新規ファイル
のみをスキャン

更新、または新規ファイル のみをスキャン

更新、または新規ファイル のみをスキャン

更新、または新規ファイル のみをスキャン

新規ファイルや更新ファイルが少なければ、その分検索が早くなります。
※初回、2回目に検出されたファイルも検索結果一覧に表示されます。

主な特長

簡単

簡単

フォルダを指定し検索ボタンをクリックするだけ!

高速

高速

一度検査したファイルを2回目以降は再検査しない処理により高速で効率的な検査を実現します。

高精度

高精度

ファイル内の文字列とキーワードとのパターンマッチ処理により、高い精度でファイルを検出します。

導入のメリット

Merit.1
コストの削減

簡単にPC内の個人情報・機密情報ファイルの一覧表を作成できます。
個人データ管理台帳・情報資産管理台帳を効率的に作成できます。

Merit.2
安心

セキュリティポリシー違反で放置された個人情報・機密情報ファイルがないことを確認できます。
個人情報・機密情報ファイル名の先頭に、機密種別を示すタグを自動付与することができます。

Merit.3
他社ソフトとの 連携

個人情報・機密情報ファイルに対するメール添付やコピーなどの不正な操作を監視できます。
(※別途「IT資産管理ツール」が必要になります。)
ハードウェア情報・ソフトウェア情報などのIT資産情報と個人情報・機密情報を一元管理できます。

事例の紹介

PC内の個人情報の有無の点検

課題

PC内に不要な個人情報や機密情報が放置されている可能性がある。効率よく点検し報告する。

運用

すみずみ君で各自が検査を実施しファイルを整理。作業後にファイル管理レポートを提出することにした。

効果

各自が定期的にPC内のファイルを検査し、不要なファイルを整理するルールが定着した。

サーバ内の個人データ管理台帳作成

課題

2回/年の定期監査で必要な個人データ管理台帳を効率的に作成する。

運用

部署毎に管理台帳を作成し、各部署に配布する処理をサーバ上で自動実行することとした。

効果

部署毎にバラバラに作られていた個人データ管理台帳を標準化することができ、作業効率も向上した。

サーバ内のファイル保管のルールの順守

課題

個人情報・機密情報を含むファイルは、特定のサーバの特定のフォルダに保管する。このルールの順守を徹底する。

運用

ルールに違反し放置された個人情報・機密情報ファイルをすみずみ君で検出し、是正することとした。

効果

個人情報・機密情報ファイルの保管ルールが順守されるようになり、情報漏洩のリスクが減少した。

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