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プロジェクト・マネージメント オフィス移転プロジェクト ITを意識したオフィス創り VE案を含めたコスト管理

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“オフィス移転は大仕事”移転先の選定から、機器の配線、引越手配まで必要なことがたくさん!
窓口一本化でコスト削減 お問合せはこちら

移転までの流れ

各作業フェーズについて解説します。

1.調査・企画フェーズ
  • 1プロジェクトの立ち上げ

    • リーダーの選定
    • スタッフ選定と役割(総務部門・情報システム部門、その他)
  • 2現状を把握する

    • 現在の面積(坪)
    • 現在の派遣含む社員数
    • 将来的な社員数
    • 会議室と打合せブース数
    • 家賃
    • 最寄り駅
  • 3物件を探す・選択

    • 新しいオフィスの要件定義(広さ、フロア数、地域、電気設備、耐震基準・構造、インフラ関連 etc)
    • 不動産会社へ依頼
    • 不動産会社からの物件リストに対し物件を検討
    • 物件評価シートの作成
  • 4報告書作成

    • 経営会議資料の作成
  • 5経営陣の意思決定

    • 移転を行うか否か
  • 6物件申し込み

2.一次計画・設計フェーズ
  • 1プロジェクトチームの作業分担

    • ゾーニングとレイアウト
    • ICT設備(PC/LAN、電話、セキュリティ)
    • 新たに取り組むべきもの(働き方改革)
    • 新オフィスの運用マニュアル
  • 2業者選定資料(RFP作成)

    • デザイン会社(設計会社)
    • 内装業者
    • 家具業者
    • 電気業者
    • 電話業者
    • LAN業者
  • 3業者選定

    • 選定基準と理由
  • 4経営陣への報告書作成

    • デザインコンセプト
    • レイアウトプラン
    • 概算費用
    • 工程案
  • 5移転日決定

    • 移転日確定
    • 予算確定(※家賃等の固定費)
3.二次計画・設計フェーズ
  • 1キックオフ

    • 社員への告知(様々なWGを立ち上げて導入する設備やオフィスの使い方、働き方を検討しアウトプットする)
    • アンケート等で要望まとめ
  • 2業者選定資料(各種RFP作成)

    • 要望も踏まえてのRFPを作成
    • レイアウトプラン修正(デザイン・設計会社は先行して決めている)
    • パース準備
  • 3業者選定コンペ開催

    • 内装業者
    • 家具業者
    • 電気業者
    • 電話業者
    • LAN業者
  • 4業者選定

  • 5移転費用集計

    • 内装、什器、電気、電話、LAN、設備費用を纏める
  • 6経営陣への報告書作成

    • 経過報告書
  • 7移転費用集計

    • 例えば新たな取組みを促す仕組みを取入れるなら、概算費用を盛り込みます
4.調達・施工フェーズ
  • 1各業者発注

  • 2入居前のB工事業者との定例

    • 定例会議(B工事及びBC合同)
  • 3各業者との打ち合わせ実施

    ※定例会議 (C工事)

    • レイアウトに伴う内装、各設備打合せ
    • 工程調整
  • 4各種届出 作成・提出

    • 各種届作成・提出
  • 5各依頼事項に対しての課題確認・修正

  • 6施工管理・工程管理

    • 内装設備工事の施工確認
    • 工事の進捗管理
    • 成果物・納品物の品質管理
    • 納品立会い
  • 7工事完了

5.検査・納品フェーズ
  • 1各種設備の納品検査

  • 2内装工事・什器 納品検査

  • 3消防検査

  • 4是正工事立会い、検査

6.移転フェーズ
  • 1新オフィスの説明会 開催

    • オフィス利用マニュアル
    • レイアウト説明 (ゾーニングの説明)
    • 運用 (入退室、ファイル保管方法、etc)
  • 2引越し説明会 開催

    • スケジュール
    • レイアウト番号とラベリング
    • 梱包方法
    • 重要物・機密文書の保管・運搬・開梱まで
    • 営業準備
  • 3引越し前

    • 段ボール・ラベル・梱包材の配布
    • 梱包状況の進捗確認
  • 4引越し

    移転元
    • 引越し作業立会い
    • 残置物確認
    • キャビネット等の開錠確認
    • サーバ・PC等の解体作業の立会い
    移転先
    • 引越し作業立会い
    • 段ボール配置場所指示、重要物保管場所指示
    • 施錠管理
    • 社員の片付け状況の確認
    • 掲示物等の取付け指示
    • サーバ・PC等の組立て作業の立会い
7.移転後フェーズ
  • 1残置物の確認・リサイクル対応

    A新オフィスの運用開始

  • 2原状回復工事

    B利用状況の評価・改善計画

  • 3原状回復工事後の確認及び引渡し

    C追加設備の調達・手直し

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オフィス移転の一部事例をご紹介いたします

CASE01いつでも、どこでも、だれとでも
共創を促す多様な“場”をつくり、社員一人ひとりの
生産性、創造性を高めるオフィス

「顧客に選ばれる付加価値の高いサービスを共創するオフィス」をコンセプトにしたオフィス。

ABW (Activity Based Working)を実践できるようにグループ席、集中席、スタンディングコーナー、ソファーブースなど多様なスペースを配置。
共創と共働とネットワーキングのための空間では、日々プレゼンテーションイベントが開催されている。


※ABW・・・仕事内容に合わせて働く場所や机などを選ぶ働き方。

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QESについて

証券・金融業界の
豊富な実績

QUICKグループとして35年に渡り、証券・金融業界での実績を積み、多くのお客様から評価を受けております。 ITソリューション会社としての実績もあるため、移転に伴い採用されるITコンサルティング会社と高いレベルで連携が可能です。

移転工事に関わる業務の
許認可を取得

特定建設業など移転工事に関わる業務で必要な許認可を取得しているため、当社1社でアットリスク方式の請負が可能です。

説明責任の実現

日経グループとして、中立的な立場で、徹底的にコスト削減を図るとともに、調達プロセスやコスト構造を明確にすることにより、透明性のある意思決定のサポートを実現可能です。

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